• 이 지침은 개인정보보호법, 통신비밀보호법, 산업안전보건법 법령에 의거하여 조선대학교에서 전화 서비스 개선 및 민원 응대 직원의 인권을 보호하기 위하여 녹취시스템과 관련된 개인정보 보호에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

• 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

  1. “행정전화”란 본교 전화 교환시설을 통해 제공되는 행정업무용 전화를 말한다.
  2. “녹취시스템”이란 행정 전화 통화 내용을 저장할 수 있는 장치를 말한다.
  3. “녹취정보”란 녹취시스템을 통해 전화 통화 내용이 녹음된 파일을 말한다.
  4. “운영부서”란 녹취시스템 및 녹취정보를 관리하는 총무팀을 말한다.
  5. “당사자”란 행정 전화를 매개로 한 송신인과 수신인을 의미한다.

① 녹취시스템은 국제관 내 정보전산원 시스템실에 설치하여 운영한다.
② 이 지침은 조선대학교 행정 전화를 사용하는 교직원에 적용한다.

• 행정 전화 녹취 정보를 보호하고 녹취 정보 열람․제공 등 개인정보 사항을 처리하기 위해, 총괄책임자 및 담당자를 각 호와 같이 지정한다.

  1. 총괄책임자: 총무관리처장
  2. 담당자: 총무관리처 총무팀 녹취시스템 담당자

① 녹취 정보는 녹취시스템의 설치 목적에 부합하는 범위 안에서 수집되어야 하며, 누구든지 공개되지 아니한 타인 간의 전화를 녹음하거나 청취할 수 없다.
② 통화 전 녹음 사실을 통화 상대방에게 고지 한 후 녹음을 실시한다.
③ 녹취 정보는 녹음한 날로부터 1년간 보존하며, 보존기간이 만료된 녹취 정보 는 삭제 처리한다. 보존기간 내에 녹취 정보를 저장한 하드디스크가 시스템에서 분리되는 경우에는 담당자가 동 디스크를 안전하게 관리하여야 한다.
④ 녹취정보의 개인정보보호 안전성을 확보하기 위하여 접근 권한을 최소한의 인원으로 제한하고, 녹취정보가 도난･유출되지 않도록 보호조치를 마련하여야 한다.

① 녹취정보는 시스템의 설치 목적 외의 용도로 활용하거나 타인에게 열람·제공하여서는 안된다. 다만, 다음 각 호에 해당하는 경우에는 예외적으로 녹취정보를 제공할 수 있다.
  1. 민원 처리 담당자가 민원인의 폭언 등으로 인한 소송 증거자료로 필요한 경우
  2. 민원 처리 담당자가 민원 응대내용에 대하여 민원인의 의견이 달라 확인이필요한 경우
  3. 수사기관의 수사와 공소의 제기 및 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한경우
  4. 청구인의 권리보호를 위해 총괄부서 또는 자체 운영부서에서 필요하다고 인정하는 경우
② 녹취정보를 열람 또는 제공받고자 하는 자는 [별지 제1호 서식]에 따라 총무관리처 총무팀에 공문으로 요청하여야 한다.
③ 제2항에 따라 녹취정보의 열람 또는 제공을 요청한 자는 정보취급자의 사전검토 후 직접 방문하여 본인 여부를 확인받고 녹취정보를 열람하거나 USB를 통하여 제공받을 수 있다.
④ 접근 권한자는 요청자의 본인 여부를 확인한 뒤 녹취정보를 열람･제공하며, 그 사실을 [별지 제2호 서식]에 작성하여 관리하여야 한다.
⑤ 본교는 통화 당사자가 아닌 제3자에게 녹취정보를 열람･제공할 수 없다. 단, 아래의 경우에는 그러하지 아니한다.
  1. 통화 당사자 모두의 동의가 있는 경우
  2. 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
  3. 위 사항 외에 ｢개인정보 보호법｣ 제18조 제2항에 해당 하는 경우

※ 별지 서식은 홈페이지 하단에서 다운로드 가능

① 행정전화 녹취시스템이 설치되어 있는 정보전산원은 통제구역으로서 출입자 관리대장 을 비치한다.
② 총괄책임자는 본 지침의 시행 및 운영에 있어 보완이 필요할 경우, 담당자 및전산원 은 검토하여 즉시 보완하여야 한다.

• 전화 녹취 정보를 열람 및 제공받은 자는 직무상 녹취한 정보를 누설 또는 권한 없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당한 목적으로 사용하여서는 아니 된다.

• 행정전화 녹취시스템 운영·관리 지침은 법령·정책 변경에 따라 내용의 추가․삭제 및 수정이 있을 경우에는 대학 홈페이지를 통해 이를 공지하여야 한다.

• (시행일) 이 지침은 2025년 9월 19일부터 시행한다.